Образцы записей в трудовой книжке о приеме на работу. Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые. Вносим запись о поощрении и награждении

Кто делает первые записи в трудовой книжке

Когда человек устраивается на работу впервые в жизни, у него еще нет трудовой книжки. Завести ее обязан работодатель, принимающий в штат нового сотрудника (ст. 65 ТК РФ). Для этого в каждой организации должен храниться необходимый запас чистых бланков, закупленных у официального распространителя. Нельзя поручать соискателю покупку бланка, тем более что закон прямо запрещает это делать - происхождение такого документа может быть сомнительным.

Таблица. Какая информация вносится в трудовую

Вместе с тем есть записи, которых в этом документе быть не должно - например, о временных переводах или дисциплинарных взысканиях. Кадровик, отражающий в трудовой книжке сведения такого рода, грубо нарушает требования инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Все записи вносятся в хронологическом порядке и получают порядковые номера. Не нумеруются лишь строки, не содержащие сведений о кадровых процедурах, например, отражающие наименование организации-работодателя или общий трудовой стаж работника (указывается при выдаче дубликата).

Сюрприз от редакции «Системы Кадры»

Редакция «Системы Кадры» подготовила для вас спецподборку - целую сотню образцов идеально оформленных записей для трудовой книжки ! С помощью готовых примеров вы сможете безошибочно отразить самые сложные кадровые ситуации, от проблемного увольнения до постоянного перевода, и исправить любые неточности, допущенные задолго до поступления сотрудника в вашу организацию.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Самая первая запись в трудовую - о приеме на работу - вносится в день оформления документа. Но сначала кадровик должен заполнить титульный лист, исходя из данных паспорта и других документов, которые работник предоставил при трудоустройстве. Только когда титул оформлен и заверен по всем правилам, можно переходить к разделу «Сведения о работе».

Как сделать запись о приеме на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите наименование работодателя в виде заголовка, без порядкового номера. Если у фирмы есть и полное, и сокращенное название, указывайте оба варианта. Пример: «ООО «Гамма» и «Общество с ограниченной ответственностью «Гамма».

Шаг 2. Присвойте записи порядковый номер (графа 1). Поскольку документ новый, запись в трудовой книжке о приеме ее владельца в штат вносится под первым номером.

Шаг 3. Укажите дату трудоустройства (графа 2). Иногда кадровики ошибаются и проставляют текущую дату, тогда как правильно писать дату заключения трудового договора.

Шаг 4. Напишите, в какое подразделение и на какую должность принят сотрудник (графа 3). Наименование должности, специальности, профессии отражается в соответствии со штатным расписанием. Если работа требует специального допуска или дает право на дополнительные гарантии, компенсации и льготы, ее название должно совпадать с формулировками профстандарта или тарифно-квалификационного справочника. Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, его также надо отразить в трудовой книжке.

Шаг 5. Впишите реквизиты приказа или иного документа, на основании которого работник зачислен в штат организации (графа 4). Название документа пишите полностью: сокращения, такие как «пр.» или «пр-з», не допускаются. Обязательно укажите дату и регистрационный номер приказа.

Образец оформления приема на работу

Скачать пример документа вы можете

Внимание! Не нужно давать подробные характеристики поручаемой работы. Например, указывать, что сотрудник будет трудиться на Крайнем Севере или должен пройти испытание при трудоустройстве. Единственное исключение - вахтовики, особый режим работы которых обязательно отражается в трудовых книжках (п. 2.4 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987).

Как правильно отразить прием на работу в трудовой

Не каждый прием на работу отражается в трудовой книжке. Например, при трудоустройстве совместителя . Если он не хочет, чтобы в трудовой появилась отметка о дополнительной занятости, работодатель обязан пойти ему навстречу.

Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки сотрудника, недавно принятого в штат по совместительству или на основную работу, воспользуйтесь онлайн-сервисом от «Системы Кадры».

Воспользоваться сервисом сейчас

Как оформить остальную информацию

Остальные записи - о переводах, повышении квалификации, увольнении вносите в аналогичном порядке. Каждая заметка в пределах раздела получает свой порядковый номер, нумерация ведется с самой первой. Даже когда работник переходит к другому работодателю, нумерация продолжается, а не начинается заново. Не нумеруются только сведения, вносимые в виде заголовка, такие как запись в трудовой о переименовании организации (образец).

Переименование компании . Отразите переименование работодателя в трудовых книжках персонала в течение недели с даты внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. В графе 4 обязательно укажите, каким документом закреплено решение о смене названия юридического лица.

Пример оформления в связи с переименованием фирмы

Внимание! Не заверяйте данные в разделе «Сведения о работе» подписью и печатью, за исключением информации об увольнении, закрывающей блок информации о периоде занятости у данного работодателя.

Награждение сотрудника . Раздел «Сведения о награждении» заполняется, когда работник получает государственную или ведомственную награду, почетное звание, грамоту, нагрудный знак и другие символы отличия за успехи на профессиональном поприще. Сделать запись в трудовой книжке следует в течение недели со дня награждения ее владельца. Придерживайтесь требований, закрепленных разделом 4 Инструкции №69. Последовательно заполняйте каждую графу

Пошаговая инструкция поможет разобраться в порядке

Шаг 1 . Укажите название организации (полное и сокращенное) в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о награждении». Затем отступите на строку ниже.

Шаг 2 . Присвойте записи порядковый номер (графа 1). Начинайте нумерацию с начала раздела. Заметки в разделе «Сведения о работе» не учитываются при заполнении раздела о награждениях и поощрениях.

Шаг 3 . Укажите дату (графа 2). Помните, что в этой графе всегда указывается дата награждения, а не заполнения трудовой книжки.

Шаг 4 . Напишите, кто конкретно и за какие успехи наградил сотрудника (графа 3). Также укажите тип награды - грамота, ценный подарок, нагрудный значок, почетное звание, государственная премия и т.д.

Шаг 5 . Укажите документ-основание (графа 4). Напишите наименование документа (приказ, распоряжение, указ и т.д.), а также его номер и дату издания.

Образец оформления награждения сотрудника денежной премией

Скачать документа вы можете в статье >>

Не отражайте в трудовой книжке сведения о регулярных поощрениях, например, годовых или квартальных премиях.

Как аннулировать запись в трудовой книжке

Хорошо, когда все записи правильно сформулированы, внесены в хронологическом порядке, а в случае необходимости - заверены подписями и печатями. Но так бывает далеко не всегда. Заполняя бланк в спешке или не имея под рукой необходимых документов, кадровик может допустить ошибку.

6 самых частых ошибок

1. Неправильное написание имени, фамилии или отчества работника, когда данные вносятся «на слух», а не копируются из паспорта.
2. Неразборчивые или лишенные расшифровки заверительные подписи.
3. Внесение записей ручкой с красными, зелеными или светло-голубыми чернилами, которые со временем выгорают.
4. Использование сокращений или аббревиатур в полном наименовании организации, должности или подразделения.
5. Несовпадение должности, указанной в трудовой книжке, со штатным расписанием.
6. Пропущены или неверно указаны цифры, даты и другие важные реквизиты.

Совет от эксперта журнала «Кадровое дело»

Ошибки на титульном листе, допущенные при первичном заполнении бланка, никак не исправляются! Испорченный бланк уничтожается, вместо него оформляется новая трудовая книжка с правильными сведениями о работнике. Но если спустя какое-то время после оформления трудовой книжки ее владелец сменил паспортные данные или освоил новую профессию, в документ вносятся исправления: прежние сведения зачеркиваются, актуальные вносятся рядом. Как правильно , читайте в журнале «Кадровое дело».

Зачеркивать, замазывать корректирующей жидкостью, заклеивать и подчищать неверные или недействительные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» закон запрещает. Единственный выход из ситуации - аннулирование записи в трудовой книжке.

Как сделать запись об отмене записи в трудовой книжке

Шаг 1 .Присвойте новой записи порядковый номер (графа 1).

Шаг 2 .Укажите текущую дату (графа 2).

Шаг 3 .Заполните графу 3. Напишите «Запись за номером ___ недействительна » и здесь же укажите правильный вариант.

Например, если из-за ошибок в наименовании должности, занимаемой работником, нужно отменить запись в трудовой книжке, образец отменяющей записи вы можете скачать в статье >>

Точно таким же образом исправляются ошибки, допущенные предшественниками. В этом случает от кадровика даже не требуется закрывать текущий блок данных, чтобы аннулировать информацию в трудовой книжке. Образец вы можете скачать в статье >>

Обнаружив несколько неверных записей, следующих подряд, не исправляйте их «оптом». По отдельности и с присвоением собственного порядкового номера оформляется каждая отмена заметки в трудовой книжке. Образец вы можете скачать в статье >>

Шаг 4 . Укажите реквизиты документа-основания. Наименование, дату и регистрационный номер приказа или распоряжения, на основании которого работник был принят в штат, уволен или переведен, отразите в графе 4.

Обычно ведение и хранение трудовых книжек поручается службе кадров. Поэтому кадровик должен знать, как сделать и как отменить запись в трудовой книжке (в том числе внесенную предшественником).

Сведения о работе и награждении вносите только на основании подтверждающих документов и с применением формулировок, не противоречащих действующему законодательству. Если допустили ошибку, не зачеркивайте, не закрашивайте и не подчищайте информацию, а признайте ее недействительной и внесите правильные данные.

Записи в трудовую книжку (образец)

Трудовая книжка - это документ, в котором отражается вся трудовая биография работника. Несмотря на давние разговоры о ее отмене, пока этого не произошло.

Никакой документ и даже имеющаяся в Пенсионном фонде информация о периоде работы и произведенных за это время отчислениях не могут полноценно заменить запись, содержащуюся в трудовой книжке.

Чем регулируются вопросы трудовых книжек

О трудовых книжках, правилах их ведения и заполнения говорят нормативные акты.

Главные нормы об этом содержатся в статье 66 Трудового кодекса РФ , часть 4 которой говорит о том, что в этот документ заносится следующая информация о работнике и его труде:

• о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
• о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
• об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Общие правила внесения записи в трудовую книжку

Занесение информации в трудовые книжки строго регламентировано Правилами и Инструкцией .

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

• даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: "21.11.2016";
• все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
• любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" и т.д.);
• записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
• зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Титульный лист трудовой книжки

Первая страница трудовой, или титульный лист, содержит информацию о владельце документа. Заполняется она только на основании личных документов работника (паспорта, удостоверения, диплома, свидетельства и пр.).

Неверное заполнение титульного листа грозит работнику большими проблемами в будущем (вплоть до обращения в суд за установлением факта принадлежности документа), поэтому тут необходимо проявить предельное внимание.

Вопросам записей на титульном листе посвящены пункт 9 Правил и раздел 2 Инструкции .

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Традиционно это самый используемый раздел, ведь именно сюда вносится важная информация о трудовом стаже.

Первая запись в трудовой книжке - это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Образцы формулировок записей в трудовую книжку

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

• Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
• Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц - ставятся две цифры, и год - проставляются четыре цифры.
• На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
• Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
• Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
• В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
• Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
• Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
• В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
• Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает . Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним .

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

Внимание! Другие документы, например, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании . В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана - то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2019 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

Вам будет интересно:

Необоснованный отказ в приеме на работу: определение и виды, кому отказать нельзя, ответственность

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

• Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
• Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
• Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

Ответы на часто задаваемые вопросы помогут разобраться в тонкостях оформления трудовых книжек. Узнайте, какие типы записей следует вносить, что написать на титульном листе, нужны ли записи о совместительстве или вахтовом методе работы.

➤

В статье:

Скачайте полезные документы по теме:

Какие правила заполнения трудовой книжки обязан соблюдать кадровик

Ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ и два других нормативных документа, подробно регламентирующих работу с трудовыми книжками. Это Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение №1 к постановлению Минтруда России №69 от 10.10.2003) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. В них подробно расписано, как заполняется трудовая книжка.

Вносите в трудовую книжку только предусмотренные правилами виды записей:

• о и увольнении;
• о постоянном переводе на другую должность;
• о получении второй и последующей профессии или специальности;
• о повышении квалификации;
• об изменении наименования должности, занимаемой работником;
• о награждении за профессиональные достижения и успехи в работе.

Если в период работы сотрудника на организацию ее наименование изменилось, отразите изменения в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции №69). Любые другие записи и дополнения, например, об объявленных выговорах и замечаниях, временных переводах и перемещениях или испытании при трудоустройстве , будут лишними.

Трудовая книжка: 100 готовых образцов идеальных записей смотрите в «Системе Кадры»

Внимание! Принципиальное значение имеет не только содержание, но и оформление каждой записи. Используйте только ручки с темными чернилами - черными, фиолетовыми, синими, избегайте аббревиатур и сокращений. Почерк должен быть разборчивым и четким. Эксперт «Системы Кадры» подскажет, какие формулировки в бланке будут считать недопустимыми .

Шпаргалка. Ошибки в трудовой книжке и как их исправить

Как заполнить трудовую книжку впервые поступающему на работу сотруднику

Если работник трудоустраивается впервые, СНИЛС и трудовую книжку ему оформляет работодатель. Сделать это нужно в течение недели со дня трудоустройства, причем в присутствии работника. Кроме того, новый сотрудник может обратиться с заявлением о выдаче трудовой книжки взамен испорченной или утерянной, если не хочет оформлять дубликат по прежнему месту работы (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу начинают с оформления титульного листа. Используйте только типовой бланк, предусмотренный приказом Минфина России №117н от 22.12.2003 и учтенный в приходно-расходной книге. Не принимайте и не используйте чистые бланки, купленные работником!

Внимание! Речь идет о документах строгой отчетности, поэтому не забудьте вписать серию и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дату заполнения и другие обязательные сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

На титульном листе укажите:

1. Фамилию, имя и отчество сотрудника. Скопируйте данные паспорта, не используя инициалы и сокращения.
2. Дату рождения. Рекомендуем использовать арабские цифры в формате «дд.мм.гггг». Но если напишите месяц прописью, ошибки не будет.
3. Полученное образование, профессию, специальность. Учитывайте только завершенные уровни образования, получение которых подтверждено соответствующими дипломами. Реквизиты диплома не указывайте!

Студентам, закончившим ВУЗ после 2014 года, выдают дипломы нового образца с указанием присвоенной квалификации. Поэтому в трудовой книжке такого сотрудника в графе «Образование » следует писать не просто «высшее », а еще и указывать квалификационный уровень (бакалавр, специалист, магистр). Максимально возможный уровень образования присваивают кадрам высшей квалификации, закончившим аспирантуру, ординатуру, ассистентуру-стажировку. Узнайте больше о нюансах заполнения титулки и хитростях, помогающих , от эксперта электронного журнала «Кадровое дело».

1. Дату заполнения документа . Текущую дату можно указывать комбинированным способом: день и год - арабскими цифрами, месяц - прописью.

Все сведения вносят на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником, и заверяются его подписью. Ниже ставят печать организации (если есть) и подпись кадровика, заполнявшего титулку.

Образец оформления титульного листа: сотрудник впервые принят на работу

Следующий этап - оформление записи о трудоустройстве. Сначала в графе 3 укажите полное и сокращенное наименование организации. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер записи, в графе 2 - дату, в графе 4 - реквизиты приказа о приеме на работу. В графе 3 напишите, на какую должность и в какой отдел принят сотрудник. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию. Если выполняемая сотрудником работа дает право на льготы и компенсации, например, досрочную пенсию, убедитесь, что должность указана в соответствии с профстандартом или тарифно-квалификационным справочником.

Шпаргалка. Какие ошибки ГИТ выявляет на титульном листе

Как правильно заполнить трудовую книжку при переводе сотрудника на другую должность или в другую компанию

Работа с трудовыми книжками - одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.

Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.

Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.

Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.

Порядок и правила заполнения трудовой книжки

Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.

Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.

Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.

Заполнение

Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.

Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.

Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.

Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?

Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.

В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.

Далее, вам необходимо написать порядковый номер. В следующем столбце вы оставляете дату, когда была сделана запись.

Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.

Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.

Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.

Какая ставится дата?

Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.

Ставится ли печать?

При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.

Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.

Указывается ли ставка?

В трудовой книжке не указывается такая информация как сумма оклада, размер зарплаты и другая подобная информация.

Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.

Прием на работу генерального директора

При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора ООО — образец.

Водителя

Если вы принимаете на работу водителя , то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.

Временная работа

Если гражданина принимают на работу временно , данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.

Образец заполнения (оформления) трудовой книжке о приеме на работу временно.

Без трудовой книжки

Обязательно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу? Часто работодатели принимают работников без трудовой. Для этого необходимо завести сотруднику трудовую, ведь он только начинает свой путь в сфере труда.

Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации , принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.

Как правильно сделать запись?

Если трудовой договор является срочным , об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.

Прием на работу в порядке перевода

Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода образец.

По совместительству

– это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.

В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.

Как правильно исправить запись?

Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие . Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку. Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.

Как исправить ошибку в дате приеме?

Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой . Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.

Как отменить запись о приеме на работу?

Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной .

Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.

Прием на работу к ИП

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю , вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.

Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую , если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.

Полезное видео

Посмотрите полезное видео, о том как заполнять трудовую книгу:

Заключение

Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.