Записка-расчет отпускных. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Справка расчет отпускных в году

Каждый сотрудник может рассчитывать на возможность ухода в ежегодный и при этом оплачиваемый отпуск. Для подтверждения данного факта оформляется документ, который называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Он также служит для расчета размера начисляемых сотруднику отпускных.

Данная форма должна быть заполнена на обеих сторонах. На лицевой стороне данные вносит кадровик (основанием для заполнения формы является приказ на отпуск). На другой стороне необходимую информацию прописывает бухгалтер.

Каждый сотрудник имеет возможность уйти в заслуженный отпуск (по графику отпусков), написав заявление.

Еще одним документом, полезным для ознакомления является .

Как заполняется Форма Т-60?

На лицевой стороне должна быть следующая информация:

– наименование организации;

– порядковый номер документа и дата заполнения;

– период, за который начисляются отпускные;

– продолжительность оплачиваемого отпуска;

– дополнительные дни, если таковые есть (их количество);

– подпись сотрудника кадровой службы;

Вся необходимая информация есть в приказе на отпуск.

На второй стороне записки-расчета проводится расчет отпускных.

За основу для расчета отпускных берется информация о доходах сотрудника за предыдущий год (12 календарных месяцев).

Первая таблица должна содержать данные о выплатах сотруднику за период расчета (12 месяцев).

Основываясь на общей сумме имеющихся выплат (за период в 12 месяцев), рассчитывается средняя сумма заработка в день.

Из этой суммы уже просчитывается сумма отпускных за какое-то определенное количество дней.

В качестве основания для выплаты отпускных выступает платежная ведомость и РКО. Порядковый номер платежного документа и дата заполнения записываются на оборотную сторону этого документа.

Бухгалтер, ответственный за расчет обязан подписаться на оборотной стороне документа.

Скачать записку-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Действующее законодательство гарантирует, что сотрудник, отработав 6 месяцев на новом месте, получает время на отдых. При этом в течение этого периода он сохраняет за собой оплату труда в размере среднего заработка. Для точного определения данной суммы ответственные сотрудники фирмы оформляют документ записка расчет о предоставлении отпуска работнику.

Записка-расчет составляется для бухгалтера расчетного отдела специально для того, чтобы он правильно мог рассчитать средний заработок сотрудника, который идет на отдых, и исходя из этого определяет сумму отпускных.

Записка расчет о предоставлении отпуска работнику выписывается вместе с , и на своей лицей стороне дублирует сведения, указанные в распорядительном документе.

По закону, хозяйствующий субъект имеет право использовать для этих целей стандартный утвержденный бланк форма Т-60, либо разработать свой, но с применением обязательных реквизитов.

Существующие компьютерные программы по ведению кадрового и бухгалтерского учета включают в себя стандартный бланк. Обычно, оформление приказа на отпуск позволяет автоматически составить и саму записку-расчет.

В законодательстве не установлен точный срок, когда необходимо сформировать записку-расчет. Однако нужно помнить, что согласно ТК отпускные работнику необходимо выдать за 3 дня до момента его ухода на отдых, либо в течение этого же периода с даты написания сотрудником соответствующего заявления.

Кроме этого, если отпуск предоставляется по заранее утвержденному , то за 2 недели до начала отдыха компания должна предупредить отпускника об этом. Поэтому, производить оформление документа лучше всего в промежутке между двумя этими событиями.

Кадровику перед заполнением документа необходимо определить, за какой период работнику нужно предоставить отдых, и какова будет его продолжительность. Здесь необходимо помнить, что за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отдыха, причем месяц до 15 дней в расчете не принимает участия, а свыше 15 дней - считается как целый.

Внимание! Бухгалтер, при расчете числа отработанных дней, должен руководствоваться правилом, что полностью выработанный месяц принимается за 29,3 дня. Меньшее количество дней работы должно вызывать пересчет этого коэффициента. Рекомендуем использовать , он поможет вам произвести расчет

Бланк и образец заполнения формы Т-60

Скачать по форме Т-60 в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Pdf.

Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска

Лицевая сторона

С этой стороны записка расчет о предоставлении отпуска заполняется кадровым специалистом.

В верхней части записывается полное название компании, а в графе справа проставляется ее код по классификатору ОКПО.

После этого рядом с наименованием бланка указывается его порядковый номер и дата оформления.

Следующие строки необходимы для отражения личных сведений о работнике, который уходит в отпуск - полные Ф.И.О., присвоенный ему табельный номер, подразделение, в котором он выполняет работу и название должности по штатному расписанию.

Далее, форма Т-60 разделяется на две части. Раздел А заполняется, если работник оформляет . Здесь нужно указать за какой период предоставлено время отдыха, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.

Внимание! Раздел Б оформляется тогда, когда предоставлен дополнительный отпуск, либо иные другие виды оплачиваемого отпуска. Их право может устанавливаться результатами СОУТ либо , например, такими как , или и т.д.

В таблице необходимо подробно указать вид отдыха, даты начала и завершения, основание для предоставления.

В разделе В необходимо подвести общий итог - суммарная продолжительность всего отдыха, общая дата начала и завершения. Если работник оформляет только очередной отпуск, то сведения из этого раздела будут дублировать информацию из раздела А.

Завершается заполнение этой стороны подписью и личными данными кадрового специалиста.

Оборотная сторона

Внесение информации на эту сторону бланка форма Т-60 выполняет бухгалтер-расчетчик после поступления его в бухгалтерию.

Данные о начисленной зарплате за предыдущие периоды выбираются из личного счета либо по расчетно-платежным ведомостям. После этого они записываются в таблицу расчета. В ней построчно заносятся месяц и год сведений для расчета (графы 1, 2 ), а также соответствующая этому времени сумма зарплаты (графа 3 ). В нижней части после заполнения производится общее суммирование с подведением итога.

Далее, заполняется верхняя правая таблица. В нее нужно занести общее число дней, которые используются для расчета (графа 4), либо же часов (графа 5 ). После этого выполняется расчет среднего заработка (графа 6 ).

Внимание! Средний заработок должен быть равен результату деления итоговой суммы зарплаты, принимаемой к расчету (графа 3 ), к количеству дней либо часов.

Следующая таблица состоит из двух одинаковых частей. В ней можно произвести разделение отпуска на две части, если он является переходящим из одного месяца в другой. Обе части включают в себя одинаковые по назначению столбцы.

В графы 7 и 11 заносится продолжительность каждого периода в днях. В графах 8 и 9 , а также 12 и 13 показываются суммы начислений по каждому месяцу в зависимости от их источника финансирования. Если сотруднику полагаются какие-либо дополнительные выплаты (к примеру, материальная помощь) они отражаются в графах 10 и 14 .

Графа 15 - итоговая, она содержит общую сумму начисленных отпускных.

Затем идет еще одна таблица, в которой указываются все необходимые суммы удержаний. К ним относятся налог НДФЛ (графа 16 ), алименты, материальный ущерб и т. д.

Бухгалтеру необходимо самостоятельно вписать нужные названия в графы 17-21 . В графе 22 подводится общий итог по удержаниям. После этого в графу 23 записывается итоговая сумма к выдаче на руки (от результата графы 15 отнимается результат графы 23 ).

Эту же итоговую сумму необходимо ниже указать прописью, а также проставить реквизиты документа, по которому она была выплачена (номер, дата).

Страницу после заполнения подписывает расчетчик и указывает свои личные данные.

Сопутствующие документы

К документу могут прикрепляться дополнительные бланки, подтверждающие правильность выборки сведений для расчета:

Приказ об отпуске по форме Т-6 - для подтверждения вида отпуска и продолжительности;
Расчетные ведомости за предыдущие 12 месяцев - с указанием размера начисленной зарплаты;
Приказ на предоставление материальной помощи - если по локальным актам фирмы сотруднику в момент выхода на отдых дополнительно выплачивается материальная помощь;
Заявления работника либо решения судебных органов об удержании части зарплаты - если работник путем выплаты денежных средств производит погашение материального ущерба, либо решение об удержании наложил суд (алименты, ущерб на предыдущем месте работы и т. д.).

Современное законодательство РФ гарантирует гражданам право на осуществление трудовой деятельности и право на отдых. Минимальная длительность ежегодного оплачиваемого отдыха согласно действующим нормам не должна быть менее 28 дней, а для ряда льготных категорий работников это значение увеличивается.

Работодатель со своей стороны обязан обеспечить выход своих сотрудников в отпуск. На него также возлагается обязанность контроля над своевременным использованием служащими своего права на отдых. Законодательством закреплено недопущение не использования отпуска служащим в течение рабочего года. Исключением являются ситуации, когда сотрудник отказывается от заслуженного отдыха и просит выплатить ему денежную компенсацию за него. Однако и тут действует ограничение. Служащий имеет право воспользоваться данной возможностью не более 1 года подряд.

Если на предприятии ведется график отпусков, то трудящийся должен быть направлен на ежегодный отдых в установленный данным документом срок. Данный документ оформляется по форме №Т-7, в которую вносится информация относительно времени ухода в отпуск служащих фирмы. Документ оформляется не позднее 17 декабря текущего календарного года.

При разработке графика учитываются пожелания работников, а также мнение профсоюзной организации, если таковая действует на предприятии. Также принимается во внимание тот факт, что расчет отпускных дней сотрудников производится на основании их рабочего года, который не привязан к календарному, и начинается со дня трудоустройства гражданина.

Для направления служащего в отпуск руководство фирмы должно уведомить его о дате начала отпуска под роспись, не позднее, чем за две недели. После этого оформляется соответствующий приказ по форме №Т-6, на котором работник также должен поставить свою подпись.

Прежде чем сотрудник отправится в отпуск, ему должны быть выплачены положенные ему денежные средства, но не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха. Чтобы произвести необходимые перечисления может быть использована специальная записка расчета. Данный документ имеет унифицированную форму №Т-60.

Записка расчета отпускных в 2015 году, образец которой утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, используется совместно бухгалтерским и кадровым отделом для оформления и перечисления отпускных. При этом законодательство не запрещает организациям разработать свою форму данного документа и использовать для осуществления денежных выплат. Данный бланк является подтверждением факта предоставления служащему ежегодного оплачиваемого отпуска и осуществления необходимых расчетов за дни отдыха.

Лицевая сторона заявления-расчета заполняется кадровой службой на основании изданного приказа о предоставлении служащему отпуска. На оборотной стороне сотрудники бухгалтерского отдела оформляют расчет отпускных.

Порядок оформления и применения записки-расчета

Записка-расчет оформляется уполномоченными сотрудниками предприятия по утвержденной форме №Т-60 или на индивидуальном бланке, разработанном на предприятии. На каждого служащего, уходящего в отпуск, заполняется отдельный документ.

Необходимо отметить, что оформление данного документа не является обязательным. Руководство предприятия самостоятельно принимает решение относительно его применения. На практике руководство фирм с небольшим количеством сотрудников зачастую не используют данные заявления. Более крупные компании для обеспечения учета отпусков и контроля за произведение необходимых выплат оформляют данные документы. Ряд специализированных программ, предназначенных для бухгалтерского учета имеют встроенную систему авто заполнения бланка Т-60 при направлении служащих в отпуск.

Как уже было отмечено ранее, лицевую сторону заполняет кадровик на основании приказа руководителя предприятия. По сути, первая станица заявления-расчета дублирует текст приказа об отпуске. После её заполнения уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных. Далее документ направляется в бухгалтерию для внесения информации относительно расчета отпускных.

Бухгалтер осуществляет выборку нужной ему информации, которую следует внести на оборотную сторону заявления. Производятся необходимые расчеты для определения величины выплат конкретному сотруднику. При этом отмечается не только общая информация относительно всей суммы отпускных, но и данные об отчислениях с этой суммы и денежные средства, выданные служащему на руки или перечисленные на карту.

После оформления записки-расчета и подписания её всеми уполномоченными лицами, она подшивается к расчетным документам по зарплате за текущий отчетный месяц, где оставляется на хранение. Ознакамливать сотрудника с ней не требуется. Однако по заявлению трудящегося, ему должны выдать копию данного документа.

Порядок заполнения формы № Т-60

Порядок заполнения данного документа утвержден действующим законодательством, как и его форма. Записка расчет о предоставлении отпуска работнику, образец заполнения которой закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, оформляется не позднее, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск, так как именно в этот срок с ним должны быть произведены необходимые расчёты. Рассмотрим подробнее процедуру заполнения документа.

Лицевая сторона

На первой странице записки информация вносится сотрудником кадровой службы. В ней указываются следующие данные:

Наименование фирмы или организации, его код ОКПО;
Личные данные служащего, направляемого в отпуск, а также занимаемая им должность на предприятии и табельный номер;
Вид отпуска (основной или дополнительный) с указанием даты его начала и завершения, а также общее количество используемых дней отдыха,.

Каждой расчётной записке присваивается порядковый номер, проставляется дата её заполнения. Указанный номер фиксируется в книге учета.

Необходимо отметить, что в документе также должны быть указаны основания предоставления отпуска со ссылкой на соответствующие документы. Зачастую, в этой роли выступает приказ руководства организации о предоставлении отпуска конкретному служащему. В данном случае в записке должен быть указан номер и дата оформления данного документа.

В конце бланка кадровик ставит свою подпись, с указанием занимаемой им должности и ФИО. После завершения заполнения данной страницы, документ направляется в бухгалтерский отдел.

Оборотная сторона

На второй странице расчетной записки находится раздел, который называется «Расчет оплаты труда». В нем бухгалтер вносит информацию необходимую для произведения расчета среднечасового заработка служащего и определения общей суммы отпускных исходя из количества используемых дней отдыха.

В начале бланка заполняется таблица, в которой указывается заработная плата служащего за каждый месяц последнего расчетного периода. Тут учитывается не только его ставка, но и все дополнительные надбавки и премии, которые он получал. При этом вносится сразу скорректированная сумма, расчеты в бланке не производятся.

Заработок указывается без вычета налоговых сборов и иных отчислений, которые производились на основании действующего законодательства. Все надбавки, которые начислялись гражданину, должны отмечаться ниже, с пометкой о том, когда и на каком основании они были получены.

Заработки за предыдущий год суммируются, общее значение вносится в графу «Итого». На её основании будут производиться дальнейшие расчеты.

Во второй табличке на этой странице бухгалтер должен указать количество календарных дней в отчетном году, которые используются для определения среднечасового заработка. Если на предприятии используется почасовая система оплаты, то также должно быть указано общее количество отработанных служащим часов. Последняя графа в данной табличке определяется путем деления итогового значения заработка служащего из первой таблицы на количество рабочих дней или часов из второй.

Далее вносятся данные об отпуске сотрудника. Первое, что отмечает расчетчик – в каких месяцах он будет происходить. Для этого таблица делиться на две части, в первой половине указывается текущий месяц, в котором служащий уходит в отпуск, а вторая заполняется в случае, если отпуск будет продолжаться в следующем месяце. Для каждого периода расчеты производятся отдельно. В первом столбике указывается количество дней, которые трудящийся проведет в отпуске. Во втором – сумму отпускных положенную за них. Если сотруднику предусмотрены дополнительные начисления, они указываются в отдельном столбике. Информация из двух половин таблички суммируется, общее значение вносится в отдельную графу.

В следующей таблице производятся расчеты отчислений из отпускных выплат. Общее значение удержаний рассчитывается путем сложения сумм, указанных в столбцах 16-21 и заносится в графу 22.

В последнем 23 столбце указывается размер отпускных, который сотрудник получит на руки с учетом налоговых вычетов. Для его расчёта из суммы указанной в графе 15, вычитается размер отчислений из столбца 22.

Итоговая сумма выплат также указывается ниже прописью. Там отмечаются и реквизиты платежного поручения, его дату и номер.

В конце бухгалтер, ответственно за расчет и заполнение оборотной стороны записки, указывает свою должность и ФИО, ставить дату и подпись.

Нюансы

Благодаря тому, что расчетная записка имеет унифицированный бланк, проблем с её заполнением обычно не возникает. Однако необходимо обратить внимание, что при расчете отпускных не учитываются периоды, для оплаты которых использовался расчет среднего заработка служащего (командировок, отпусков и т.д). Если в каком-то месяце такие начисления были единственными, то на месте суммы ставится прочерк и это время вычитается из общего рабочего периода.

Смотрите примеры расчета отпускных, подготовленные с учетом разъяснений Минтруда. Они помогут разобраться в расчете отпуска в самых сложных ситуациях.

Сотрудники ходят в отпуска круглый год. В связи с этим у главбуха прибавляется работы - начисление отпускных. Наглядные примеры расчета отпускных помогут разобраться в сложных расчетах.

Примеры расчета отпускных в различных ситуациях

Пример 1. Премия за прошлый год перед отпуском

Посчитайте премию пропорционально отработанным дням.

Компании включают в расчет отпускных все доходы сотрудника за 12 месяцев, предшествующих отдыху (ст. 139 ТК РФ). В том числе премии за год. Но при учете бонусов есть две особенности.

Не важно, когда компания начисляет годовое вознаграждение - в текущем, прошлом году или во время отпуска (п. 15 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922).
Годовая премия полностью входит в расчет отпускных, если сотрудник отработал расчетный период и период премирования. Если в расчетном периоде было исключаемое время, то премию пересчитайте пропорционально отработанным дням (письмо Минтруда России от 15.10.15 № 14–1/В-847).

Пример расчета отпускных. Премия за прошлый год перед отпуском

Сотрудник с 14 июня идет в отпуск на две недели. Расчетный период - с 01.06.17 по 31.05.18, в нем 248 рабочих дней. С 10 по 15 мая работник болел (6 календарных, 4 рабочих дня). Фактически отработал 244 дн. (248 – 4). Зарплата за расчетный период - 400 тыс. руб. Также в феврале 2016 года сотрудник получил годовую премию за 2015 год - 100 тыс. руб.

Определим заработок для расчета отпускных. В расчете надо учесть премию - 98 387,1 руб. (100 000 руб. : 248 дн. × 244 дн.). Общая сумма доходов - 498 387,1 руб. (400 000 + 98 387,1).

Число учитываемых дней в полных месяцах - 322,3 дн. (11 мес. × 29,3). В неполных - 23,63 дн. ((31 – 6) : 31 дн. × 29,3). Итого - 345,93 дн. (322,3 + 23,63).

Средний дневной заработок - 1440,72 руб. (498 387,1 руб. : 345,93 дн.). Отпускные - 20 170,08 руб. (1440,72 руб. × 14 дн.).

Командировки и работа в выходные

Учтите выходные в командировке, если это выгодно работнику.

При расчете отпускных компании исключают дни командировки (п. 5 Положения № 922). Но если работник ездил по делам в выходные, то командировку оплачивают не из среднего заработка, а из двойного оклада (письмо Минтруда России от 25.12.13 № 14-2-337).

По мнению Минтруда, оплату командировки в выходные не надо учитывать для отпускных (письмо от 13.08.15 № 14–1/В-608). С позицией Минтруда можно поспорить.

Средний заработок во время командировки сохраняется за дни работы по графику (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Значит, если работа в командировке пришлась на выходной, то средний заработок не сохраняется. Это оплата работы в выходные. А такие суммы не исключают (п. 5 Положения № 922). Такой расчет будет выгоднее для сотрудника.

Пример расчета отпускных. Командировки и работа в выходные

С 14 июня сотрудник уходит в отпуск на 28 дней. С 13 по 16 февраля 2016 года он был в командировке, два дня которой выпали на выходные. Зарплата за расчетный период - 400 000 руб., а за выходные в командировке - 12 000 руб.

Вариант 1. За февраль надо учесть 25,26 дн. (29,3: 29 × (29 – 4)). Средний заработок - 1150,88 руб. (400 000 руб. : (29,3 дн. × 11 мес. + 25,26 дн.)). А отпускные - 32 224,64 руб. (1150,88 руб. × 28 дн.).

Вариант 2. За февраль надо учесть 27,28 дн. (29,3: 29 × (29 – 2)). Средний заработок - 1178,56 руб. ((400 000 руб. + 12 000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 27,28 дн.)). Отпускные - 32 999,68 руб. (1178,56 руб. × 28 дн.). Это выше на 775,04 руб. (32 999,68 – 32 224,64). Поэтому безопаснее учитывать оплату работы в выходные.

Отпуск с 1-го числа

Определите отпускные без зарплаты за последний месяц, а потом пересчитайте.

Если сотрудник уходит отдыхать с 1 июня, то выдать отпускные надо не позднее 27 мая. А на эту дату зарплата за май еще не известна. При этом в расчетный период входят все 12 месяцев, включая май.

Есть два варианта, как посчитать отпускные. Первый - без зарплаты за май. А в последний день месяца доплатить разницу. Второй вариант - взять предполагаемую зарплату за май. Пересчет потребуется, если сотрудник в конце месяца заболеет, уедет в командировку, возьмет отпуск за свой счет и т. п.

Пример расчета отпускных. Отпуск с 1-го числа

Сотрудник с 1 июня идет в отпуск на 14 дней. Расчетный период - с 01.06.15 по 31.05.16 отработан полностью. За 11 месяцев зарплата равна 420 тыс. рублей, в мае 2016 года сотрудник получит зарплату - 40 тыс. рублей. Компания решила посчитать отпускные без учета майской зарплаты, а потом пересчитала.

Средний дневной заработок - 1303,13 руб. (420 000 руб. : 11 мес. : 29,3). Отпускные - 18 243,82 руб. (1303,13 руб. × 14 дн.).

Средний дневной заработок с учетом зарплаты за май - 1308,3 руб. (460 000 руб. : 12 мес. : 29,3). Отпускные - 18 316,2 руб. (1308,3 руб. × 14 дн.).

Доплата составит 72,38 руб. (18 316,2 – 18 243,82).

Отпуск после отпуска по уходу за ребенком

Посчитайте отпускные из заработка за период до декрета.

Сотрудница вправе уйти в ежегодный отпуск сразу после декретного или детского отпуска (ст. 260 ТК РФ). Обычно после отпуска по уходу у мамы нет выплат за последние 12 месяцев, кроме пособий. А декретные и детские исключаются из расчета среднего заработка. Поэтому посчитайте отпускные за период, предшествующий декрету (п. 6 Положения № 922, письмо Минтруда России от 25.11.15 № 14–1/В-972).

Пример расчета отпусных. Отпуск после отпуска по уходу за ребенком

Сотрудница уходит в отпуск на 28 дней с 14 июня 2016 года после отпуска по уходу за малышом. В расчетном периоде с 01.06.15 по 31.05.16 сотрудница получала только пособие. Зарплата за 12 месяцев, предшествующих декрету (с 01.01.13 по 31.12.13), - 500 тыс. руб. В декабре 2013 года сотрудница болела 14 дней.

Рассчитайте количество учитываемых дней в периоде. В полных месяцах 322,3 дн. (11 мес. × 29,3). В неполных - 16,07 дн. ((31 – 14) : 31 × 29,3). Итого - 338,37 дн. (322,3 + 16,07).

Средний заработок - 1477,67 руб. (500 000 руб. : 338,37 дн.).

Отпускные - 41 374,76 руб. (1477,67 руб. × 28 дн.).

На время предыдущего отпуска попали праздничные дни

Включите праздники в расчетный период.

Компании рассчитывают средний заработок без учета предыдущих отпусков, но есть исключение. Если предыдущий отпуск сотрудника попал на праздники, то их не исключают из отработанных дней. Ведь праздники не входят в дни отпуска и за них компания не сохраняет средний заработок (ст. 120 ТК РФ). Так считает и Минтруд (письмо от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Пример расчета отпускных. На время предыдущего отпуска попали праздничные дни

Сотрудник уходит в отпуск с 14 июня на 7 дней. Расчетный период - с 01.06.15 по 31.05.16. В период с 1 по 13 марта 2016 года работник был в отпуске (12 дней без учета праздника 8 Марта). Других исключаемых периодов не было. Зарплата за расчетный период - 880 тыс. руб.

Число дней в полностью отработанных месяцах - 322,3 дн. (29,3 × 11 мес.). В марте исключите 12 дней отпуска. Число дней за март - 17,96 дн. (29,3: 31 × (31 – 12)). Всего - 340,26 дн. (322,3 + 17,96).

Средний дневной заработок - 2586,26 руб. (880 000 руб. : 340,26 дн.). Отпускные равны 18 103,82 руб. (2586,26 руб. × 7 дн.).

В расчете отпускных учитывается заработок за 12 месяцев, предшествующих месяцу отдыха. Заработок надо поделить на число календарных дней в расчетном периоде. В полностью отработанных месяцах число дней равно 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ).

В неполных месяцах 29,3 делят на количество дней месяца и умножают на число календарных дней, выпавших на отработанное время (п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922). При этом не учитываются те дни, когда за работником сохранялся средний заработок. Например, дни очередного отпуска, командировки, период болезни и т. п. (п. 5 Положения № 922).

Если в расчетном периоде сотрудник тоже был в отпуске и на время отдыха попали праздники, то не ясно, учитывать ли праздники в числе отработанных дней.

По мнению чиновников, праздники надо учесть. Ведь они не входят в число дней отпуска, и за этот период компания не сохраняет средний заработок (ст. 120 ТК РФ). Причем праздничные дни включают в расчет среднего заработка, даже если работник отдыхал весь месяц.

Пример расчета отпускных. На время отпуска попали праздниики

Сотрудник уходит в отпуск с 23 по 29 мая (7 дней). Расчетный период: 01.05.15 - 30.04.16. В период с 1 по 31 марта 2016 года работник был в отпуске (30 дней). Других исключаемых периодов не было. Оклад работника - 80 тыс. руб.

Заработок, учитываемый при расчете отпускных, равен 880 000 руб. (80 000 руб. × 11 мес.).

Число дней в расчетном периоде. В полностью отработанных месяцах - 322,3 дн. (29,3 × 11 мес.). В марте надо учесть один праздничный день 8 марта. Число дней за март - 0,95 дн. (29,3: 31 × 1). Всего - 323,25 дн. (322,3 + 0,95).

Средний дневной заработок - 2722,35 руб. (880 000 руб. : 323,25 дн.). Отпускные равны 19 056,45 руб. (2722,35 руб. × 7 дн.).

В расчетном периоде сотрудник был в отпуске без содержания

Исключите из расчетного периода отпуск за свой счет.

Отпуск без содержания исключают из расчетного периода (п. 5 Положения № 922). Если на время отдыха за свой счет попали праздники, то их исключают. Праздники входят в число дней отпуска за свой счет. Но если праздники не совпали с отпуском, то учтите их в расчетном периоде как отработанные.

Пример расчета. В расчетном периоде сотрудник был в отпуске без содержания

С 14 июня 2016 года сотрудник уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период - с 01.06.15 по 31.05.16. Сотрудник был в отпуске без содержания с 11 января по 31 января (21 день) и весь февраль. Заработок за расчетный период - 500 тыс. руб.

Число дней в расчетном периоде в полностью отработанных месяцах - 293 дн. (29,3 × 10 мес.). В январе исключите 21 день. Число дней за январь - 9,45 дн. (29,3: 31 × (31 –21)). Всего - 302,45 дн. (293 + 9,45).

Средний дневной заработок - 1653,17 руб. (500 000 руб. : 302,45 дн.). Отпускные - 23 144,38 руб. (1653,17 руб. × 14 дн.).

Отпуск авансом

Посчитайте отпускные с учетом отработанных дней.

Сотрудник может пойти в отпуск через полгода после заключения трудового договора. А с согласия работодателя и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если новичок не отработал шесть месяцев, в расчет включайте фактический период.

Пример расчета отпускных в 2016 году. Отпуск авансом

Сотрудник работает с 1 февраля 2016 года. По соглашению с работодателем с 17 по 30 июня он ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 дней. Расчетный период - с 01.02.16 по 31.05.16. Ежемесячный заработок сотрудника - 20 000 руб.

Учитываемые выплаты 80 000 руб. (20 000 руб. × 4 мес.)

Средний дневной заработок - 682,59 руб. (80 000 руб. : 29,3: 4 мес.).

Посчитайте отпускные - 9556,26 руб. (682,59 руб. × 14 дн.).

Компания проиндексировала зарплаты

Посчитайте коэффициент индексации из последней зарплаты.

Заработок для отпусков проиндексируйте, если компания повышала в расчетном периоде оклады всем работникам (п. 16 Положения № 922).

Если зарплату повышали дважды, то не ясно, как посчитать коэффициент. Например, сотрудник перешел на новую должность, а потом компания всем повысила зарплату. По мнению Минтруда, надо рассчитать два коэффициента (письмо от 12.05.2016 № 14–1/В-447).

Пример расчета отпускных. Компания проиндексировала зарплаты

В прошлом году сотрудник работал водителем. Оклад - 16 тыс. руб. А с 1 февраля стал механиком с окладом 20 тыс. руб. В мае компания повысила зарплату всех сотрудников на 10 процентов. Новый оклад - 22 тыс. руб. Сотрудник уходит в отпуск на две недели с 14 июня 2016 года. Расчетный период с 01.06.15 по 31.05.16 отработан полностью.

Рассчитаем коэффициенты индексации. За период до 1 февраля - 1,375 (22 000: 16 000). За период после 1 февраля - 1,1 (22 000: 20 000).

Определим заработок. Выплаты с июня 2015-го по январь 2016 года (8 мес.) проиндексируйте на коэффициент 1,375. Итого - 176 000 руб. (8 мес. × 16 000 руб. × 1,375). А выплаты с февраля по апрель (3 мес.) - на коэффициет 1,1. Получится 66 000 руб. (3 мес. × 20 000 руб. × 1,1). Общий заработок - 264 000 руб. (176 000 + 66 000 + 22 000).

Средний дневной заработок - 750,85 руб. (264 000 руб. : 12 мес. : 29,3). Отпускные - 10 511,9 руб. (750,85 руб. × 14 дн.).

Отпуск на двух должностях

Посчитайте отпускные отдельно - по основной работе и совместительству.

Внутренний совместитель имеет право на отпуск сразу на двух ставках (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Но посчитать отпускные надо отдельно, потому что с сотрудником действуют два договора: по основной и дополнительной работе.

Пример расчета отпускных. Отпуск на двух должностях

Сотрудник работает бухгалтером с 2013 года, оклад - 30 тыс. рублей. С января 2016 года работник совмещает должность кассира, зарплата в месяц - 15 тыс. руб. С 14 июня сотрудник уходит в ежегодный отпуск на 28 дней. Расчетный период по основной должности - с 01.06.15 по 31.05.16, по совместительству - с 01.01.16 по 31.05.16. Оба периода отработаны полностью.

Расчет по основной работе. Учитываемые выплаты - 360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.). Средний дневной заработок - 1023,89 руб. (360 000 руб. : 29,3 дн. : 12 мес.). Отпускные - 28 668,92 руб. (1023,89 руб. × 28 дн.).

Расчет по совместительству. Учитываемые выплаты - 75 000 руб. (15 000 руб. × 5 мес.). Средний дневной заработок - 511,95 руб. (75 000 руб. : 29,3 дн. : 5 мес.). Отпускные - 14 334,6 руб. (511,95 руб. × 28 дн.).

Дополнительный учебный отпуск

Оплатите все дни отпуска, включая праздники.

Дополнительный оплачиваемый отпуск вправе взять студенты, которые учатся заочно и получают образование впервые. Тут есть особенность - оплатить надо все дни, которые выпали на период учебного отпуска, в том числе праздники (п. 14 Положения № 922).

Пример расчета. Дополнительный учебный отпуск

Сотрудник учится заочно. С 6 по 19 июня он уходит в отпуск для сдачи сессии. Расчетный период с 01.06.15 по 31.05.16 отработан полностью. Сумма учитываемых выплат - 500 тыс. руб. Отпуск надо оплатить за 14 дней с учетом праздника 12 июня.

Средний заработок - 1422,07 руб. (500 000 руб. : 12 мес. : 29,3).

Отпускные - 19 908,98 руб. (1422,07 руб. × 14 дн.).

«Обмен» отпуска на деньги допускается только в двух случаях:

при увольнении работника, если у него остаются неиспользованные отпуска;
при наличии дополнительных отпусков, превышающих 28 календарных дней.

В каждой ситуации бывают нестандартные вводные, поэтому остановимся на них подробнее.

Накопилась задолженность по отпускам — что делать?

Нередко у работников накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как разобраться с этими «задолженностями»? Достаточно ли будет компенсировать их деньгами?

Как правило, через суд работодатель оспаривает такие действия налоговиков, ссылаясь на , которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.

Компенсация части отпуска при условии наличия дополнительного отпуска

Если работник собирается продолжать работать в компании, то заменить компенсацией ему можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней. То есть такая компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной отпуск — более 28 дней. К ним относятся:

работники-инвалиды, продолжительность отпуска — не менее 30 календарных дней ();
несовершеннолетние работники, продолжительность отпуска — 31 календарный день ();
муниципальные служащие, продолжительность отпуска — 30 календарных дней ().

работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ();
работники, имеющие особый характер работы ();
работники с ненормированным рабочим днем ();
работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям ().

Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых обстоятельств. При этом условия и порядок предоставления таких отпусков прописывается коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Стоит отметить, что замена части отпуска денежной компенсацией является не обязанностью, а правом работодателя. Поэтому он может отказать в компенсации. Эта позиция сформулирована, в частности, в Определении Верховного Суда Республики Коми от 15.08. 2011 № 33-4410/2011).

Компенсация при увольнении

Правило исчисления компенсации при увольнении в Трудовом кодексе не установлено. Поэтому работодателям следует руководствоваться старым документом - « » (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В Правилах важно обратить внимание на , где указано, что «при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».

В связи с этим правилом может возникнуть вопрос: как отсчитывать половину месяца в феврале, в котором, как известно, 28 дней? Нужно ориентироваться не на календарный, а на рабочий месяц, так как отпуск предоставляется за рабочий год.

Допустим, вы приняли работника на работу 17 сентября 2018 года. С 30 ноября 2018 года он увольняется. Работодателю нужно посмотреть, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09.18 по 16.10.18 и с 17.10.18 по 16.11.18. А третий месяц сотрудник отработал с 17.11.18 по 30.11.18, поэтому, согласно п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», компенсацию нужно платить только за два месяца.

5 нестандартных кейсов на тему компенсации отпуска

Работник отработал в организации 4 месяца, в этот период находился в отпуске без сохранения зарплаты 23 календарных дня. Положена ли ему компенсация при увольнении? .
Директор небольшой компании замещает несколько должностей. Он не был в отпуске уже 2 года. Можно ли ему выплатить компенсацию за отпуск? .
В компании единственный работник, его должность — генеральный директор. В отпуск он уйти не может. Должен ли он получить компенсацию за неиспользованный отпуск, чтобы не было проблем с ГИТ? .
Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно определить средний заработок работника. Как быть с февралем? Считать ли только полные месяцы работы? .
Работник 12 месяцев был в отпуске без сохранения заработной платы. Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск? .

Алгоритм действий для оформления и получения компенсации за отпуск

Чтобы получить деньги взамен части отпуска, работнику необходимо написать соответствующее заявление. Можно воспользоваться .

Получив от работника заявление, работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, составленный в произвольной форме.

В приказе нужно указать:

ФИО и должность работника;
количество дней отпуска, которые должны быть заменены денежной компенсацией, расчетный период;
основание для издания приказа;
реквизиты заявления работника.

Работник знакомится с приказом и ставить под ним подпись. После этого работодатель вносит в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2) в раздел 8 «Отпуск» сведения о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как заполняются остальные графы?

В графе 1 «Вид отпуска» уточняется, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный).

Для заполнения граф 2 и 3 «Периоды работы» специфических замечаний нет — они заполняются по общим правилам.

Количество дней отпуска, которое подлежит замене компенсацией, указывается в графе 4 «Количество календарных дней отпуска».

В графах 5 и 6 вносится соответствующая запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В графе 7 «Основания» отражаются реквизиты приказа. Эту же информацию следует зафиксировать в графике отпусков — в графе 10 «Примечание». Просто внесите запись о том, что часть ежегодного отпуска заменена деньгами, укажите при этом количество компенсированных дней.

Расчет отпускных в 2019 году: калькулятор

Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия . Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были (чтобы заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексировался и расчет выполнился по текущему заработку). Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.